各歸檔單位：

根據《中華人民共和國檔案法》（2021年1月1日實施）、《中華人民共和國檔案法實施條例》（2024年3月1日起施行）、《高等學校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局27號令）和《西南大學檔案管理辦法（試行）》（西校[2014]507號）的規定要求，請各歸檔單位切實做好2025年立卷歸檔工作，并于6月30日之前向檔案館移交。

一、歸檔范圍

2024年度本單位應歸文件材料，具體歸檔范圍詳見附件1。

二、歸檔要求

檔案整理分為線下（紙質）整理和線上錄入，具體操作要求如下：

1.文件材料分類及排序：根據問題分類，按時間順序排列。

2.文件材料應歸原件；打印件、傳真件等應字跡清晰；校內文件材料原則上須加蓋立卷單位公章。

3.正文和附件齊全。

4.涉密檔案：標注有“秘密”“機密”“絕密”字樣的文件材料，或是歸檔單位認為要按涉密檔案保存的文件材料，需指派專人線下對該部分文件材料進行單獨組卷，無需走線上歸檔流程，直接移交給檔案館保密人員。

5.裝盒：每盒200頁左右，同一問題的文件材料過多可分卷裝，不同問題的文件材料可合并裝盒。

6.編頁碼：見字即編，也可使用打碼機；正面編在右下角，背面編在左下角；頁碼是自1開始的流水號。

7.清理：取下歸檔文件材料中的訂書釘、回形針等物件。

8.填寫案卷封面：填寫檔案盒封面上案卷題名、歸檔單位、起止日期、保管期限等信息。案卷題名的標準格式“責任者+問題+文種”，如“教育部、重慶市教委、西南大學關于教學評估、教學改革、培養方案等的通知、決定、請示等”。案卷標題不能過于冗長，也不能過于籠統。

9.系統錄入，網上歸檔操作流程請點擊鏈接：

http://xddag.swu.edu.cn/info/1077/1269.htm

10.卷內目錄及備考表：系統審核通過后，打印卷內目錄，并放入檔案盒最前面；備考表放最后一頁，如有特殊情況可在備考表中注明；目錄、備考表不編頁碼。

11.檔案移交：需同時提交三類內容，即實體檔案、檔案移交清單（一式兩份，系統打印）、2025年檔案歸檔情況表（一式兩份，詳見附件2）。

三、歸檔具體流程：

紙質文件材料整理→線上錄入→審核→移交

四、聯系方式